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工业工程事务工序分析法的步骤

作者:天行健管理咨询分类:精益生产管理类时间:2015-12-16 09:21:34

工业工程事务工序分析法的步骤和前面讲过的工序改善步骤及产品工序分析法的步骤大体一致,事务流程用“事务工序分析表”进行讨论,并加以改善。我们将用以下事例来对事务工序分析法的步骤加以说明。


【事例】:

外购品的接受事务涉及到仓库管理员、采购员、验货员、会计员,这一事务作业主要议题是时间花费过多和中途转记事务的合理化,我们将对此进行调查。


步骤1、预备调查

正如前面讲述的工序改善步骤一样,在问题点得到了明确。调查对象得到确定之后,在进行事务工序分析之前,要先进行预备调查。在预备调查中,通过打听和查证资料,对岗位实情的以下各项进行把握:

①账本的种类、内容、频度、张数;

②相关部门、相关人员;

③账本、信息的流程以及其搬运方法、时间;

④账本的制作方法、制作时间;

⑤作业与货物直接的关系。


对外购品的接受事务工序事例中的账本流程、货物流程,按照上述各项要求,向相关的仓库管理员、采购员、验货员、会计员打听调查,并收集账本样品,所了解的现状流程如下:


①外购工厂对货物制作入库单、收货单,并交给仓库管理员;

②仓库管理员经核对数量后接受产品,并在收费单上签字,然后再把收货单给外购工厂,把入货单给采购员,最后把产品给验货员;

③采购员根据入货单开出验货单一式三份,由仓库管理员交给验货员;

④验货员收到验货单之后,对货物进行检查,然后将验货单的二份和货物一起给仓库管理员,另一份给会计员;

⑤仓库管理员接纳货物,并按照验货单在材料收支簿上记账,且将验货单的一份自己保管,另一份给采购员保管;

⑥会计员根据验货单在赊账簿上记账。


步骤2、绘制工序分析表

遵照预备调查的账本流程,并采用“图1”所示的工序记号绘制事务工序分析。此时,要明确负责人员、账本名称、作业、货物流程之间关系,以及账本与账本(追加记录、转记、核对)之间的关系。


工业工程工序分析法

图1 事务工序分析法所采用的记号


按照预备调查,将外购品的接受事务分析事例的事务工序分析表绘制为如“图2”所示。“图2”只是以负责人加以区别的。


工业工程工序分析法

图2 外购品的接受事务工序分析表(改善前)


步骤3、制作改善方案

对“图2事务工序分析表”里的作业进行整理,然后对以下事项进行讨论,并制定改善方案:


①各账本是否真正有必要,且份数、内容是否存在问题;

②制作账本是否费时,费工,转记作业、核对作业是否过多;

③流程是否顺畅、是否有滞留现象;

④传送方法上是否有改善的余地;

⑤时机把握是否和现场作业十分吻合。


此时听取相关人员意见是十分重要的,建议组织各种集体活动、兴趣小织活动等。在这一事例中,涉及以下两个问题点:


①采购员转记开设验货单是多余的,转记时可能导致记录的错误;

②验货员只有拿到验货单之后才能验货,使之产生验货待工现象。


对以上问题进行讨论的结果,将验货单编入入货单内,但由于入货单因外购工厂的不同可能有差异,为了避免遗漏记录事项,采用公司指定一个规格的入货单(含验货单一式四式)的改善方案。这样就可以取消采购员开设验货单,验货等特工的时间也可以缩短,而且在会计员方面也不会出现未验货的入货单,核对作业时也就变得简化,得到改善的内容再用事务工序分析表表示,便成了“图3”所示。


工业工程工序分析法

图3 外购品的接受事务工序分析表(改善方案)


步骤4、实施和评价改善方案

由于事务作业通常涉及的相关人很多,所以当改善方案提出来之后,要向有关部门说明清楚,要得到他们的协助。为了让全体人员都了解改善方案的宗旨,并真正使改善方案落到实处,若有必要,可以举办说明会等。


另外,由于工作每天都不停止地进行着,所以我们要对改善方案的实施进行充分研究,研究最佳实施时间,研究实施时正在传递的东西如何处理,研究方案实施的步骤等。


改善方案一旦实施,我们就要对改善方案进行评价。评价其是否按计划实施了,是否达到了预期的效果。例如,账本数量是否按计划得到了减少;处理的时间、天数、事务量是否得到了减少等。另外,必须核实是否有些部门因改善方案带来了麻烦;通过改善方案的实施,要留意可能发生新的不足之处,这对评价实施结果是非常重要的。


步骤5、改善方案的标准化

在事务作业进行改善的情况下,从试行到标准化往往不是一帆风顺的,因此,我们先要进行充分的研究,在实施时使之标准化,并制作实施指南,对相关人员进行教育。当今以办公自化为代表的事务作业进步非常迅速,所以我们也要时常对自己的事务作业重新认识,核实是否有新的改善余地。


务必牢记“改善是永恒的,无止境的”。

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