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工业工程事务工序分析法的实例

作者:天行健管理咨询分类:精益生产管理类时间:2015-12-17 09:23:03

作为运用工业工程事务工序分析法的实例,某公司对产品发货的事务作业进行了改善。该公司大量生产某一产品的零部件,并对其产品按订单销售,但最近由于竞争的激烈,要求缩短从收到订单到交货的时间,另外,要把上市业务成为整个公司合理化的一个环节,改善上市作业便成为一个课题。


在这种情况下,产品管理小组A和仓库管理小组B组成一个联合小组,共同致力于产品上市作业的改善。


【事例】某公司的产品发货作业的改善事例:

一、联合小组的形成

产品发货业务的改善问题是现在的产品管理小组和仓库管理小组提出来的,但这次的改善课题由于跨岗位问题较多,所以经仓库管理小组B的领导刘某提议和产品管理小组共同组成联合小组,对产品发货作业加以改善。在研究过程中,也得到了销售管理人员的大力协助。


二、课题的选定

主要谋求产品发货迅速化,使发货业务,特别是事务手续得到改善。


三、预备调查

小组各成员进行分配,各自对从收订单到交货函事务手续的现状进行调查,特别是对以下事项进行了调查:


1、账本的名称、内容、频度、张数、目的;

2、相关人员的作业内容、所需时间;

3、账本的流程,搬运方法、所需时间;

4、账本的制作方法〔转记、复印、核对)和制作时间;

5、作业与货物的关系。


四、事务工序分析表(现状〕

根据预备调查,绘制了“图1产品发货事务工序分析表(现状)”,工序流程说明如下:


IE工业工程

图1 产品发货事务工序分析表(现状)


从老客户得到订单后,销售部用一天的时间收集整理订单,第二天开设2张接单,其中1张传送给产品管理员,同时,根据其内容,在接单台账上作记录。产品管理员得到接单后,对照产品收支簿确认产品存库情况,第二天制定发货计划,将计划写入记事本里,再到仓库去,并在黑板上写好发货指令。当仓库管理员看到黑板上的指令后,按指令进行配货,并在当天将所配好的货的内容写入配货日记簿中。按平时的实际操作速度,从接到订单到配好货需要4天。


另一方面,产品管理员回到办公室,核对办公桌上的接单后,将发货产品内容转记到发货日记单上,并制作发货说明单邮寄到产品发送地〔发送地可能和接单地不一致)。再把填好的发货日记台账给销售管理员,并在接单台账上记录日期和数量,而且要开设发货单邮寄到客户手中。发货说明单和发货单送出一般是接单的第6天,且产品送出还要在此2天之后。基于对现状的调查,研究了各问题点,列出以下各项意见:


1、接单到发货时间花得太多;

2、发货后,发货说明单和发货单的邮寄时间花得太长;

3、账本数量太多(有10种),转记过多(有6次)岗位上的笔记太多,应该灵活应用账本;

4、发货指令写在黑板上的十分不可取,它可能是引发错误的根源;

5、发货说明单和发货单分别制作非常荒唐可笑。


五、改善方案的制定

为了制定改善方案,我们对现状调查中指出的问题点进行了讨论,并和相关人员商量达成以下结果:


1、在台账关系中,接单台账的转记取消,接单传票使用文件形式,再将文件形式转变为台账;配货日记账和发货日记账都用下面所讲的发货指示书和接单传票代替;


2、取消在仓库中使用黑板,由产品管理员制作发货指令书来执行,这样确保发货指令的正确无误,指令书为一式2份,1份留给仓库管理员,这样可以代替配货日记账,另1份经产品管理员交销售管理员,这样可以准确把握发货的实际情况;


3、发货说明单和发货单基本上内容一样,由销售管理员一同复制;


4、在进行以上的改善的基础上,要进一步考虑时机,接单的第二天可以制作发货指令书,第三天可以发货,第四天可以邮寄发货说明书和发货单。


将以上改善方案用事务工序分析表表示,便成了“图2商品发货事务工序分析表(改善方案)”。


IE工业工程

图2 商品发货事务工序分析表(改善方案)


六、改善的效果

改善的效果有以下几点:


1、首先,使发货时间得到了缩短,由原来的6天缩短为4天,提高了对客户服务要求;

2、废除了接单台账、配货日记账、发货日记账和发货笔记,并几乎取消了所有的转记;

3、取消了写黑板,改为制作发货指示书,使发货计划更加正确无误,提高了管理效果;

4、改善了发货说明单和发货单的制作,缩短了发送时间。


七、实施和预防

在得到上司和有关人员的同意之后,开始印刷新的传票、账本,指令书等,并对全体员工进行教育,使他们了解。改善方案实施之后,一切都大致按改善方案的日程顺利进展,而且在时间上还有一定的宽余。另外,由于交货期的缩短,博得了客户的好评,错发货的事故也没有了,一切顺利。在日程上也都加以确认,并定期进行核对。


在现场作业时,往往会使用台账或笔记本等,但任天堂在线娱乐建议还是使用正规的账本,不要使用自己的笔记本。


八、反省和今后的课题

事务作业对现状把握较难,总担心是否真的能够得到改善,但凭借联合小组全体成员的集体智慧和采用了事务工序分析法进行整理,总算找到了问题所在。


今后也想致力于身边的事务作业的改善,另外,尽管这次产品发货问题暂且得到了一定的改善,但今后在作业分配上的问题也有改善的必要。

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